Área de Adquisiciones

La unidad de adquisiciones de nuestra universidad se dedica a la gestión de adquisiciones complejas de bienes, insumos y servicios, tanto a nivel nacional como internacional. Esta unidad juega un rol crucial al facilitar y tramitar las necesidades específicas que las distintas unidades universitarias requieren para llevar a cabo de manera óptima sus actividades académicas, de investigación y administrativas. Con un enfoque en la eficiencia, transparencia y cumplimiento normativo, la unidad de adquisiciones se encarga de identificar proveedores calificados, negociar términos contractuales favorables y asegurar la entrega oportuna de los recursos necesarios. Su compromiso radica en garantizar que la comunidad universitaria cuente con los recursos adecuados para alcanzar la excelencia en sus objetivos institucionales, siempre alineados con los principios de calidad, integridad y eficacia.

El procedimiento de Licitación por el sistema Chilecompra, es el procedimiento general para adquirir todos los bienes y servicios que no figuren en el sistema de Catálogo Electrónico y que no apliquen las causales de trato directo o exclusión del sistema.

Dirección de Administración y Logística - Adquisiciones

Encargado de Adquisiciones

Sebastián Alvarado Alvarado

Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

(56) (32) 2507260

Supervisor de Adquisiciones

Claudio Carreño López

Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

(56) (32) 2507185

Supervisora de Adquisiciones

Kimberly Catalán Cornejo

Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

(56) (32) 2507188

Supervisor de Adquisiciones

Kevin Orrego Leiva

Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

(56) (32) 2507115

Supervisora de Adquisiciones

Pamela San Martín Cristi

Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

(56) (32) 2995632

Supervisor de Adquisiciones

Sergio Pacheco Reyes

Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

(56) (32) 2507289

Supervisora de Adquisiciones

Antonia Fuentes Castañeda

Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

(56) (32) 2507693

Plazos mínimos de anticipación para cualquier tipo de adquisición

Menores a 100 UTM: 15 días hábiles de anticipación
Mayores de 100 y menores de 1000 UTM: 25 días hábiles de anticipación
Mayores 1000 UTM y menores de 5000 UTM: 45 días hábiles de anticipación
Mayores a 5000 UTM: 120 días hábiles de anticipación

Flujo básico de solicitudes

Reglas básicas

Información mínima requerida para cualquier contratación

Si la compra tiene relación con Obras Mayores, debe constar VB° de la Unidad de Planta Física (Planos e itemizado).
Si la compra tiene relación con Software o Hardware, debe contar VB° de DISICO

Demostración que la contratación cuenta con presupuesto disponible.
Información si lo requerido está dentro del plan de compras de la unidad.
Plazo de entrega/Fecha requerida de producto/servicio.
Especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar. (También llamado: Términos de referencia) Los términos de referencia deben ser utilizadas al cotizar. Guia para cotizar.
Criterios de evaluación técnica y económica (debe al menos tener dos criterios: Económico y Técnico).
Persona responsable del proceso de contratación para resolución de dudas y datos de contacto, Nº de Teléfono, e-mail.
Dirección de despacho de bienes o servicios.
Encargado de Administración del Contrato, custodia y responsabilidad inicial y recepción de los Materiales o Servicios. (en Convenios de Suministros o contratos de servicios).
Tiempo de ejecución del Contrato del bien o servicio a determinar. (en Convenios de suministros o contratos de servicios).

Casos excepcionales

Tratos directos : Debe acompañar Declaración Jurada

Datos útiles

Tienda Convenio Marco https://www.mercadopublico.cl/Home/Contenidos/Tienda

Datos-Utiles-UTM

UTM de abril 2023 $62.388 (Obtenido de SII ) Para cálculo de toma razón de la Contraloría General

1.000	UTM	$62.388.000
5.000	UTM	$311.940.000
10.000	UTM	$623.880.000

Leer más:Datos-Utiles-UTM

Cargos y roles

Cargos y roles en compras

Cargos y roles según monto involucrados en los procesos de compra

Cargo/ Unidad	Rol
Rector	Firma actos administrativos relativos a compras mayores a 5000 UTM y tratos directos mayores a 2500 UTM
Prorrector	Firma actos administrativos relativos a compras mayores a 1000 UTM y menores a 5000 UTM de licitaciones y tratos directos menores a 2500 UTM
Contralor	Toma razón de actos administrativos relativos a compras.
Secretario general	Ministro de Fe, otorga copias fieles de actos cuando se requiera. Publica.
Jefe de control de juricidad	Evalúa el apego a la normativa interna y externa de los actos administrativos relacionados con compras.
Director de Administración y Finanzas	Firma actos administrativos relativos a compras mayores a 500 UTM y menores a 1000 UTM
Encargado de compras	Firma actos administrativos relativos a compras menores a 500 UTM
Supervisores nivel central	Verifican el cumplimiento de los procedimientos de compras.
Encargado de compra de unidad	Ejecutan procedimientos de cotizaciones, compra por catálogo y participan en el levantamiento de los términos de referencia y de elementos básicos de las licitaciones.
Coordinador administrativo	Verifica el cumplimiento de los procedimientos de compras de los encargados de compras de su unidad.
Abogado de fiscalía	Evalúa el apego a la normativa interna y externa de los actos administrativos
Encargado de gestión de contratos	Verifica el cumplimiento de las obligaciones de los contratos.
Jefe de Unidad/Jefe de Servicio (Facultades/Carreras/Institutos)	Las solicitudes de compras deben ser emitidas por los requirentes a los Jefes de Unidad o Servicio, esto serán los que autorizarán el mérito y volumen final de las compras, que estará determinado por el presupuesto vigente al momento de la toma de decisión. Los Jefes de Servicio y Unidades, deberán ser asesorados por la Coordinación Administrativa de cada Unidad.

Leer más:Cargos y roles en compras

Códigos unidades

Códigos Unidades de Compras

Nombre Unidad de Compra	Cabecera Codigo
Campus San Felipe	5762
Campus Santiago	5782
Facultad de Arquitectura	5035
Facultad de Ciencias	4991
Facultad de Ciencias del Mar	5034
Facultad de Ciencias Económicas	4894
Facultad de Derecho y Cs Sociales	4994
Facultad de Farmacia	5036
Facultad de Humanidades	4896
Facultad de Ingeniería	633470
Facultad de Medicina	4895
Facultad de Odontología	5005
Organismo Central \| Pasajes	2607
Organismo Central \| Dir. Investigación	5626
Organismo Central \| Dir. Extensión y Comunicaciones	5949
Organismo Central \| Infraestructura	5193
Organismo Central \| Rectoría \| Prorrectoría	5212
Organismo Central \| DIBRA	534615
Organismo Central \| Convenios Transversales	882826
Administración Edificios Nivel Central	903556
Convenio desempeño - Proyectos	859378
Facultad de Ciencias Sociales	1075718
Organismo Central \| DTIC	907581
Organismo Central \| DAL	1080149

Manuales

Manual compendio de procesos y procedimientos

Catálogo Electrónico

Adquisiciones por Catálogo Electrónico

Ver catalogó acá Tienda Convenio Marco

El procedimiento normal de adquisiciones de bienes y servicios en la Universidad, es el uso del sistema de Catálogo Electrónico (www.mercadopublico.cl). Los pasos y documentos requeridos son:

Oficio Conductor/Email institucional solicitando la adquisición al Encargado de Adquisiciones correspondiente, (en el caso del nivel central a la UAS, Luis Zapata- Francisca Oyarce). Oficio puede ser digitalizado y enviado por correo institucional con copia a Jefe de Unidad.
Comprobante de Compromiso Presupuestario en el sistema Fin700.
Comprobante de Disponibilidad Post-compromiso.

Para gastos con APU Puede utilizar Comprobante Compromiso y Disponibilidad que reemplaza documentos 2 y 3.

Se adjunta en el portal.

1 y 2 ó Comprobante Compromiso y Disponibilidad que reemplaza documentos 2 y 3.
Scan del FUS con firma del Directivo que autoriza la adquisición.

Una vez generada la Orden de Compra en el sistema, se debe enviar a autorizar al al Dpto. de Adquisiciones.

Licitaciones

Procedimiento:

La solicitud se debe enviar directamente al Departamento de Adquisiciones de la Universidad.

La información, los pasos y documentos mínimos requeridos son (además de la Información mínima requerida para cualquier contratación).

Nº de ID de Licitación en el sistema mercado público. (Coordinación administrativa deberá gestionar la obtención de ID)
Nombres y Cargos de la Comisión Evaluadora. (mínimo 3 personas, obligatorio sólo para licitaciones mayores a 1.000 UTM).

Documentos

Oficio Conductor/Email institucional . (El Oficio debe ser de la máxima autoridad unipersonal de la unidad o tener VB° de ella y debe contener información mínima solicitada)

Trato Directo

Tratos directos

La solicitud se debe enviar directamente al Departamento de Adquisiciones de la Universidad.

La información, los pasos y documentos mínimos requeridos son (además de la Información mínima requerida para cualquier contratación).

Documentos

Certificado de habilidad para contratar con el estado del proveedor. ¡IMPORTANTE!
Oficio Conductor/Email institucional . (El Oficio debe ser de la máxima autoridad unipersonal de la unidad o tener VB° de ella y debe contener información mínima solicitada)
Comprobante de Compromiso Presupuestario (Se debe comprometer lo máximo presupuestado a pagar dentro del año calendario). (Firmado y timbrado).
Comprobante de Disponibilidad Presupuestaria. (Firmado y timbrado). Para gastos con APU Puede utilizar Comprobante Compromiso y Disponibilidad que reemplaza documentos 2 y 3.
Declaración Jurada

Causales para trato directo

N°	Causal	Mínimo de 3 Cotizaciones	Monto Máximo
1	Si en la licitación pública previa no se hubieran presentado interesados. En este caso procede primero la licitación privada y si no tuviera interesados se puede realizar Trato Directo.	SI	-
2	Si se tratara de contratos que correspondieran a la realización o terminación de un contrato que haya debido resolverse anticipadamente por falta de cumplimiento del contrato u otras causales, cuyo remanente no supere las 1000 UTM.	SI	1000 UTM
3	En caso de emergencia, urgencia o imprevisto calificado mediante resolución fundada del jefe superior de la entidad.	NO	-
4	Si sólo existe un proveedor del bien o servicio.	NO	-
5	Si se tratara de convenios de prestación de servicios a celebrar con personas jurídicas extranjeras que deban ejecutarse fuera del territorio nacional.	SI	-
6	Si se trata de servicios de naturaleza confidencial o cuya difusión pudiera afectar la seguridad nacional o el interés nacional, los que serán determinados por decreto supremo.	NO	-
7.a	Si se requiere contratar la prórroga de un Contrato de Suministro o Servicios, o contratar servicios conexos, respecto de un contrato suscrito con anterioridad, por considerarse indispensable para las necesidades de la Entidad y sólo por el tiempo en que se procede a un nuevo Proceso de Compras, siempre que el monto de dicha prórroga no supere las .1.000 UTM	NO	1000 UTM
7.b	Cuando la adquisición se financie con gastos de representación en conformidad a las instrucciones presupuestarias correspondientes.	NO	-
7.c	Cuando pueda afectarse la seguridad e integridad personal de las autoridades siendo necesario contratar directamente con un proveedor probado que asegure discreción y confianza.	NO	-
7.d	Si se requiere contratar consultorías cuyas materias se encomiendan en consideración especial de las facultades del proveedor que otorgará el servicio o ellas se refieren a aspectos claves y estratégicos.	NO	1000 UTM
7.e	Cuando la contratación de que se trate sólo pueda realizarse con los proveedores que sean titulares de los respectivos derechos de propiedad industrial, intelectual, licencias, patentes y otros.	NO	-
7.f	Cuando por la magnitud e importancia que implica la contratación se hace indispensable recurrir a un proveedor determinado en razón de la confianza y seguridad que se derivan de su experiencia comprobada en la provisión de los bienes o servicios requeridos, y siempre que se estime fundadamente que no existen otros proveedores que otorguen esa seguridad y confianza.	NO	-
7.g	Cuando se trate de la reposición o complementación de equipamiento o servicios accesorios, que deban necesariamente ser compatibles con los modelos, sistemas o infraestructura previamente adquirida por la entidad.	NO	-
7.h	Cuando el conocimiento público que generaría el proceso licitatorio previo a la contratación pudiera poner en riesgo el objeto y la eficacia de la contratación.	NO	-
7.i	Cuando se trate de la adquisición de bienes muebles a oferentes extranjeros, para ser utilizados o consumidos fuera de Chile (…) y en las que por razones de idioma, sistema jurídico sea del todo indispensable acudir a esta contratación.	NO	-
7.j	Cuando el Costo de Evaluación de las ofertas, desde el punto de vista financiero o de utilización de recursos humanos resulta desproporcionado en relación al monto de la contratación.	NO	100 UTM
7. k	Cuando se trate de la compra de bs y/o ss que se encuentran destinados a la ejecución de proyectos específicos o singulares, de docencia, investigación o extensión, en que la utilización del procedimiento de licitación pública pueda poner en riesgo el objeto y la eficacia del proyecto que se trate.	NO	-
7.l	Cuando, habiendo realizado una licitación pública previa para el suministro de bs y ss no se recibieran ofertas, o éstas resultaran inadmisibles por no ajustarse a los requisitos esenciales establecidos en las bases y la contratación es indispensable para el organismo.	NO	-
7.m	Cuando se trate de la contratación de servicios especializados inferiores a 1000 UTM.	NO	1000 UTM

Existen diversas causales para aplicar Trato Directo, entre las que destacan:

Adquisiciones menores a 3 UTM ($167.112)

Adquisiciones menores a 3 UTM ($167.112) :

Las compras inferiores a 3 UTM están excluidas de pasar por el sistema de compras públicas, de acuerdo a lo indicado por el art. 53° letra a del Reglamento de la ley 19.886.

Por principios de transparencia, uniformidad, eficiencia y eficacia, es política de la Universidad que las adquisiciones de cualquier tipo, cuyo monto sea menor a 3 UTM y que no figuren en el sistema de Catálogo Electrónico, serán emitidas utilizando la funcionalidad de Orden de Compra del portal. De todas formas se deben adjuntar 3 cotizaciones como material adjunto.

Adquisiciones menores a 100 UTM ($5.570.400)

Adquisiciones menores a 100 UTM ($5.570.400) :

Cuando el costo de evaluación de las ofertas, desde el punto de vista financiero o de utilización de recursos humanos, resulta desproporcionado en relación al monto de la contratación y ésta no supera las 100 Unidades Tributarias Mensuales”.
Para estimar el costo financiero y de recursos de un proceso de licitación la Universidad de Valparaíso se utiliza lo indicado en Oficio N° 25/2017 del Director de Operaciones.
Costo promedio licitación año 2017 $415.233. Monto máximo sin procedimiento concursal $4.613.698
El coordinador administrativo o encargado de compras deberá certificar que lo adquirido está dentro de los precio de mercado, pudiendo hacer esto por cualquier medio.

Adquisiciones a proveedor único

Adquisiciones a proveedor único :

Las adquisiciones de bienes ofertados por proveedores únicos, pueden ser autorizadas en base a Trato Directo, adjuntando certificado donde conste la exclusividad del proveedor y/o además el fundamento/circunstancia/antecedentes que permitan demostrar que el proveedor es el único que cumple con los requerimientos.

No es suficiente indicar que es el proveedor único, hay que demostrar con hechos objetivos y comprobables.

Cotizaciones deben efectuarse con herramienta del portal. GUIA para cotizar

Adquisiciones en Proyectos de Investigación, Docencia o Extensión

Adquisiciones en Proyectos de Investigación, Docencia o Extensión :

El Reglamento de la Ley de Compras Públicas, autoriza la contratación directa, cuando se trate de la compra de bienes y/o contratación de servicios que se encuentren destinados a la ejecución de proyectos específicos o singulares, de docencia, investigación o extensión, en que la utilización del procedimiento de licitación pública pueda poner en riesgo el objeto y la eficacia del proyecto de que se trata.

Para estos casos, se ha establecido un formulario especial de solicitud de adquisición por “Letra k)”, que debe ser autorizado por la Dirección de Investigación, División Académica, Extensión y Comunicaciones o Planificación y Desarrollo, según corresponda a la naturaleza del proyecto.

El Reglamento Interno que regula la aplicación de esta normativa en la Universidad de Valparaíso fue decretado con el D.Ex.Nº5057/2010 (Ver página http://fiscalia.uv.cl )

Pasos del procedimiento compra por proyecto.

Toda la documentación debe ser enviada al Departamento de Adquisiciones.
Adquisiciones gestionará la elaboración del Decreto o Resolución ante la Fiscalía, enviará la Orden de Compra respectiva y publicará el Decreto o Resolución que autoriza el Trato Directo en el portal de Chilecompra.

Documentos (LINK)

Oficio ConductorOficio Conductor/Email institucional
Proyecto.
Carta Gantt.
Resolución o Decreto que aprueba el Proyecto.
Cotizaciones. Cotizaciones para proveedores nacionales deben efectuarse con herramienta del portal (Excepto extranjeros). GUIA para cotizar
Formulario Especial (incluye Pauta Evaluación) con VºBº de Director de Investigación, División Académica, Extensión o Planificación y Desarrollo, según corresponda.
Comprobante de Disponibilidad Presupuestaria.
Comprobante de Compromiso Presupuestario.

Puede utilizar Comprobante Compromiso y Disponibilidad que reemplaza documentos Disponibilidad Presupuestaria y Compromiso Presupuestario 7 y 8.

Leer más:Tratos directos

Mantención menor

Protocolo en el caso de contratación directa

Crear términos de referencia
Cotizar a proveedores verificando habilidad, elegir alternativa
Suscribir Acto Administrativo tipo
Enviar a Toma de Razón
Enviar OC / Supervisar /Recepción conforme
Solicitar Factura/Enviar a pago
Registrar resultado - Link para registro

Protocolo en el caso de convenios de suministro UV

Crear Orden de Compra en la plataforma de mercadopublico.cl, indicando la ID. de la licitación.
En Observaciones deberá indicar nombre y teléfono de contacto del funcionario que estará a cargo de los servicios, con la finalidad de que el proveedor una vez que Acepte la Orden de Compra en la plataforma de mercadopublico.cl, se contacte para coordinar la ejecución de los servicios.
Adjuntar Cotización aprobada por el Coordinador Administrativo o quien corresponda.
Adjuntar Certificado de Disponibilidad Presupuestaria y compromiso del gasto.
Adjuntar la Resolución que adjudicó el Convenio de Suministro entre las partes.
Enviar correo electrónico a la Encargada de Contratos Transversales, indicando la ID. de la Orden quien deberá autorizar y enviar al proveedor la Orden de Compra. Posteriormente, enviará al proveedor correo electrónico, informando el envió de la orden de compra por medio de la plataforma de mercadopublico.cl
Registrar resultado- Link para registro

CONVENIOS VIGENTES

UNIDAD DE CONVENIOS	CONVENIO SUMINISTRO	PROVEEDOR	RUT	LICITACIÓN / OC
Organismo Central- Convenios Transversales	Servicio de Cobranza Prejudicial	Alianse Gestión S.A.	76.360.767-4	882826-9-LE17
Organismo Central- Convenios Transversales	Control de Plagas / Fumigación	Fumisol Reinaldo Antonio Fuentes Aguirre	8.999.377-7	882826-3-LE21
Organismo Central- SIBUVAL	Libros Físicos	Liberalia Ediciones Ltda.	77.104.100-0	534615-1-LQ19
Organismo Central Rectoria -Prorrectoria	Limpieza de Alfombras Uv	Servicios Industriales Kamar Ltda.	76.625.709-7	5212-10-LE18
Organismo Central- Convenios Transversales	Servicios courier nacional e Internacional	Chilexpress	96.756.430-3	882826-7-CT21
Organismo Central Rectoria -Prorrectoria	C.S Integral de productos Reuniones /Delegaciones y Carreras afines al convenio	Javier Butti Rivero	16.819.176-6	5212-786-SE18
Organismo Central- Convenios Transversales	Servicio Notariales	Marcos Díaz León	10.033.991-8	882826-6-LE20
Organismo Central- Convenios Transversales	Mantención de Vehículos	Comercial Neumaval Ltda.	78.646.200-2	882826-7-LE20
Organismo Central- Convenios Transversales	Servicios Integral e Instalación de Vidrios UV.	Luis Poblete Zúñiga EIRL	76.622.526-9	882826-9-LE20
Organismo Central- Convenios Transversales	Servicios de Monitoreo de Alarmas	CPS & First Segurity	99.528.470-6	882826-3-LP19
Organismo Central- Convenios Transversales	Combustible Vehículos UV.	Copec	99.520.000-7	Catalogo Electrónico
Organismo Central- Convenios Transversales	Renovación 8 Casilla de correspondencia	Correos de Chile	60.503.000-9	882826-33-SE21
Organismo Central- Convenios Transversales	Servicios courier nacional e Internacional	Empresa de Correos de Chile	60.503.000-9	882826-163-AG21
Organismo Central- Convenios Transversales	Seguros Para Vehiculos UV.	WIENECKE CORREDORES DE SEGUROS LTDA/Mapfre Compañía de Seguros Generales de chile S.A.	77.214.540-4	882826-3-LE20
Organismo Central- Convenios Transversales	Póliza de Vida Guardias-Uv sin porte de armas	Mapfre Compañía de Seguros Generales De Chile S.A.	96.508.210-7	882826-78-AG21
Organismo Central- Convenios Transversales	Seguros Incendio/Sismos/Todo Contenido	Aon Risk Services S.A Corredores de Seguros/Compañía de Seguros Generales Continental Ltda.	93.783.000-9	882826-84-SE21
Organismo Central- Convenios Transversales	Retiro de Residuos Reas	Procesos Sanitarios Spa Stericycle	96.697.710-8.	882826-7-LE19
Organismo Central- Convenios Transversales	Pinturas Interior- Exterior	Vichuquen Servicios Spa.	76.769.358-3	882826-10-LE20
Organismo Central- Convenios Transversales	Instalación de pisos para dependencias de la UV.	Construcciones Rodriguez SPA	76.496.226-5	882826-11-LE20
Organismo Central- Convenios Transversales	Pasajes Aereos Internacional y nacional	Turismo J.Zahr Ltda.	76.153.125-5	5212-3-LE21
Organismo Central- Convenios Transversales	Suministro de Dosis de Vacunas Antihepatitis B	Procedimientos Altos de Tabancura S.A.	76.004.217-K	882826-6-LE19
Organismo Central- Convenios Transversales	Servicio de Cobranza Prejudicial	Alianse Gestión S.A.	76.360.767-4	882826-2-CT18
Organismo Central- Convenios Transversales	Purificadores y dispensadores de Agua	Quality Water Service Chile Spa 1 mes de gracia	76.246.617-1	882826-5-LE20
Organismo Central- Convenios Transversales	Mantención Ascensores Y Montacargas UV.	Valpo Ascensores Ltda. Marca Mitsubishi (6)	76.188.416-9	882826-11-LE16
Organismo Central- Convenios Transversales	Mantención Ascensores Y Montacargas UV.	Valpo Ascensores Ltda. (6 equipos)	76.188.416-6	882826-8-LQ20
Organismo Central- Convenios Transversales	Mantención Ascensores Y Montacargas UV.	Comercial e Industrias Aldunce y Compañía Ltda. (ALTRON Ltda.)(24 Asc.)	79.670.710-0	882826-8-LQ20
Organismo Central Rectoria -Prorrectoria	Arriendo de Impresora e Impresiones UV	Servicios Computacionales Global S.A	96.661.420-k	907581-2-LR21
Organismo Central- Convenios Transversales	Transporte de pasajeros	Jimenez y Galvez y Serv. Ltda.(Travel Tours Ltda (Van) >Transpoltours Ltda.(Buses)	76.228.166-k 76.238.156-7	1080149-1-LE20
Organismo Central- Convenios Transversales	Suministro de Dosis de Vacunas Antihepatitis B	Procedimientos Altos de Tabancura S.A.	76.004.217-K	882826-6-LE19

Compra de pasajes

Pasajes aereos

El proceso de compra consta de tres etapas, la búsqueda de los vuelos, la reserva y la compra de pasajes.

1.- Búsqueda de los vuelos: (El requirente es el responsable)

Previo a la reserva en vuelos nacionales el requirente debe buscar directamente en la página de la aerolínea que opere en el destino seleccionado, y es su obligación el buscar las fechas y los horarios de los vuelos requeridos, no el Departamento de Adquisiciones.

En cuanto a los vuelos internacionales la búsqueda de los vuelos también es responsabilidad del requirente, quien debe buscar en los diversos portales web que ofrecen este servicio de forma gratuita, donde deben proponer el día, la hora, aerolínea tentativa y los vuelos seleccionados.

Es importante considerar que deberá gestionarse por la unidad requirente el cometido funcionario o el acto fundado que habilita que se ejecute la compra de pasajes. La compra de pasaje no se ejecutará sin acto administrativo que respalde lo anterior.

Los viáticos, visas, pasaportes y permisos necesarios deberán ser gestionados por la unidad solicitante.

Es responsabilidad de la Dirección o Facultad requirente siempre el seleccionar la opción más conveniente para la Universidad de Valparaíso, considerando las variables que permitan el normal cumplimiento de la tarea asignada por la Institución.

Es de responsabilidad de la unidad requirente la planificación y coordinación completa del viaje, la unidad de adquisiciones solo es responsable de la compra de lo requerido para ejecutar un viaje.

2.- La Reserva (Depto. Adquisiciones es el responsable)

Una vez que el requirente indique los vuelos requeridos el Departamento de Adquisiciones es quien gestiona la reserva en el portal directamente (vuelos nacionales) o con las agencias de viaje disponibles en convenio marco (vuelos internacionales) y remite estas reservas al requirente para su posible confirmación de emisión.

3.- La Compra de Pasajes (Depto. Adquisiciones es el responsable)

Con la confirmación de la reserva generada por parte del requirente, de manera escrita a través de correo electrónico, se procede a la emisión de la Orden de Compra respectiva, la cual ejecutará la emisión del ticket requerido. Es muy importante que la confirmación por parte del solicitante sea generada luego de una revisión completa de todo el itinerario y características del vuelo indicadas en la reserva.

Con respecto a las compras de pasajes nacionales, todas las compras se hacen con código de check-in, el cual permite elegir el asiento entre ventana o pasillo e imprimir su tarjeta de embarque desde la casa u oficina. Si no se efectúa esto previamente, en el counter le asignarán el asiento según disponibilidad.

Los pasajes nacionales no se compran indicando asiento.

Con respecto a las compras de pasajes internacionales, generalmente estos son sobrevendidos, es por eso que se recomienda llegar con al menos 2-3 horas de anticipación al aeropuerto, para check-in y tener las mayores posibilidades de obtener el asiento que desea.

A no ser que nos indique expresamente de algún tipo de discapacidad, e embarazo o de viaje con infantes, la solicitud de reserva se hace sin indicar condiciones especiales de bloqueo de asiento.

Procedimiento de solicitud de reserva:

1. Deberá formalizarse la solicitud por medio físico o electrónico oficial (Desde correo @uv.cl) adjuntando los siguientes documentos.

Ficha de datos básicos SIEMPRE enviar a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. con copia a Jefe de Unidad (Directores) / Servicio.(Decanos).
Fotocopia/Digitalización de Pasaportes y hojas de VISA (Debe tener vigencia de al menos 6 meses desde fecha solicitud)

La solicitud deberá contener la siguiente información mínima

Información si lo requerido está dentro del plan de compras de la unidad.
Información resumida del cometido.
Persona responsable del proceso de contratación para resolución de dudas y datos de contacto, Nº de Teléfono, e-mail.

2. Una vez aceptada la propuesta de reserva deberá enviarse:

Comprobante de Compromiso Presupuestario en el sistema Fin700.
Comprobante de Disponibilidad Post-compromiso.

Para gastos con APU Puede utilizar Comprobante Compromiso y Disponibilidad que reemplaza documentos 1 y 2.

FUS con firma del Directivo que autoriza la adquisición.

Leer más:Pasajes aereos

Adquisiciones excluidas de la Ley de Compras Públicas

Fondos Fijos

Fondos Fijos (Caja Chica)

El Art.53 b) del DS Nº250/2004(MH), Reglamento de la Ley Nº19.886 de Compras Públicas, dispone que podrán efectuarse fuera del sistema “Chilecompra” las contrataciones directas, inferiores a 100UTM, con cargo a los recursos destinados a operaciones menores (Caja Chica).

Los Fondos Fijos son autorizados mediante Resolución del Prorrector.

Sólo se podrá adquirir bienes y servicios necesarios para la operación normal de la unidad.

No se podrán adquirir bienes inventariables (mayores a 1 UTM).

Gastos de Representación

Gastos de Representación

El Art.53 c) del DS Nº250/2004(MH), Reglamento de la Ley Nº19.886 de Compras Públicas, dispone que podrán efectuarse fuera del sistema “Chilecompra” las contrataciones que se financien con gastos de representación, de acuerdo al presupuesto respectivo.

Consultas respecto del procedimiento y del formulario a: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Compras menores a 3UTM

Compras menores a 3 UTM

Conforme al Art.53 a) del DS Nº250/2004(MH), Reglamento de la Ley Nº19.886 de Compras Públicas, todas las adquisiciones de bienes y servicios cuyo valor (IVA incluido) sea menor a 3 UTM están excluidas de la Ley Chilecompra. Existen dos modalidades de pago:

Pago directo: con Fondos Fijos o Gastos de Representación
Pago diferido: se solicita a través del coordinador administrativo, adjuntando FUS. El pago se realizará por la Unidad de Finanzas en un plazo entre 30 y 60 días.

Análisis y control

Dictámenes Contraloría General de la República

Listado de empresas condenadas por prácticas antisindicales y derechos fundamentales del trabajador

Instructivos

Instrucciones procedimiento gestión de compra y pago (Oficio Nº43/2014- DAF)

Formación

http://capacitacion.chilecompra.cl/

Home

Datos para el Acceso

Usuarios:

1. mpoperador

2. mpsupervisor

3. mpauditor

4. mpobservadormp

5. mpobservadorcm

6. mpabogado

Contraseña para todos: mp12345

Estándares de compras

Compras de alimentos (café, galletas, bebestibles no alcohólicos):

Con fondos APU, solo está permitido para atender visitas oficiales programadas, como pares evaluadores o académicos invitados relacionados con pregrado, por parte de Autoridades. También se permite para actividades formales de docencia, investigación, extensión y vinculación con el medio de pregrado (Ej: seminarios, charlas, reuniones).

Con fondos IP, Jefe de Servicio determina mérito del gasto.

Compra de impresoras

Deberá ser evaluado siempre la alternativa de arriendo de equipamiento disponible en convenio marco, ya que este incluye servicio técnico y toner, lo que genera un ahorro en costos y minimiza problemas de obsolecencia. Debe asesorarse con encargado de DISICO de la facultad.

Compra de equipamiento computacional y/o equipamiento que se conecte a la red institucional de internet

En el caso de equipamiento para uso administrativo, debe asesorarse formalmente con encargado de DISICO de la facultad.

Las compras deberán considerar siempre de manera previa las políticas existentes que sean aplicables en materia de infomática. Ver política.

Ver oficio que informa de procedimiento.

Ver procedimientos

Compra de mobiliario

Silla para funcionarios y académicos: Altura del respaldo que no sobrepasa la escapula, Respaldo ajustable, Apoyo lumbar ajustable, Apoya brazos ajustables, Asiento regulable en altura, Material que permite la disipación del sudor